La colaboración es el tema recurrente en la suite de productividad recientemente renovada de Microsoft.

Para aquellos de nosotros que somos menos expertos en tecnología, la nueva suite Office 2016 aún cuenta con las cómodas aplicaciones que todos conocemos y amamos: Word, Excel, PowerPoint y Outlook, que tienen la misma base fácil de usar de sus predecesores.

Sin embargo, una cosa es segura: las mentes creativas de Microsoft remodelaron la suite Office de forma que fuera más impresionante que una casa de ensueño de HGTV. Algunas de nuestras mejoras favoritas en las comodidades implementan el uso de funciones de colaboración que se integran en un espacio habitable integrado, realzado por SharePoint y OneDrive. Aunque cuenta con un hermoso diseño paisajístico, la nueva arquitectura de la suite cuenta con tantas novedades que no se puede perder. No se preocupe, le mostraremos las características más importantes.

1. Coautoría de Word en tiempo real

La nueva función de coautoría en tiempo real permite a los usuarios colaborar y editar documentos simultáneamente. Al coautorizar entre Word Online y Word 2016 para Windows Desktop, ambos usuarios pueden ver la presencia y la escritura del otro. Si una tercera persona se une desde Word Mobile para Windows 10, esta podrá colaborar y recibir actualizaciones al guardar, mientras que los otros dos seguirán editando en tiempo real.

Se invita a los colaboradores a trabajar en los mismos documentos de Word y presentaciones de PowerPoint que se guardan en SharePoint y OneDrive sin sobrescribir las modificaciones de los demás. Aunque mi función favorita, la "escritura en tiempo real", permite ver a los compañeros de trabajo mientras editan, por el momento, la colaboración solo está disponible en Word.

2. Compartibilidad irresistible

Compartir documentos de forma simplificada es otra ventaja de Office que vale la pena dejar pasar, gracias al característico botón "Compartir" ubicado en la cinta de opciones. Disponible en Word, Excel y PowerPoint, el botón Compartir permite compartir el acceso a un documento con el equipo, sirviendo como un espacio común para revisar, editar y ver quién colabora en él. Al igual que con la coautoría, los archivos deben guardarse en SharePoint o OneDrive para compartirse.

3. Grupos de oficina

La nueva actualización de Grupos de Office es imprescindible para la gestión de proyectos. Permite crear grupos especializados en Outlook 2016 y aplicarlos a otras aplicaciones de Office para colaborar. Es como tener un archivo de proyecto accesible para todo el equipo en todas sus aplicaciones de Office, disponible desde el cliente de correo electrónico que probablemente tengas abierto todo el día. Grupos de Office era una aplicación de Outlook Web, pero ahora también se puede acceder fácilmente a través del cliente de escritorio de Outlook 2016. (Los usuarios móviles deben usar la aplicación independiente Grupos de Office 365).

4. Narrativa digital Sway

Sway, una aplicación completamente nueva en la colección de Office, se diseñó desde cero específicamente para la web y dispositivos móviles. Sway ofrece un enfoque sencillo para crear y compartir presentaciones con un diseño más similar al de un libro o revista electrónica que a una diapositiva tradicional. Es una excelente manera para que los profesores creen rápidamente contenido interesante para los estudiantes.

5. Búsqueda inteligente

La Búsqueda Inteligente es una nueva y emocionante función que te permite verificar datos o explorar términos seleccionando "Búsqueda Inteligente" en el menú contextual y obtener información relacionada al instante sin salir de la comodidad de tu aplicación de Office. Simplemente resalta los términos en tu documento para generar resultados de búsqueda directamente desde la web a tu entorno de creación. Los resultados se basan en Bing y se cargarán en un panel de "Insights" dentro de tu entorno de creación.

6. Gráficos de Excel

Para la mayoría de nosotros, la selección de gráficos en Office era, bueno, aburrida. Microsoft debió de captar la indirecta y contratar a un diseñador visual, ya que han equipado Excel con seis nuevos y atractivos gráficos (Cascada, Pareto, Mapa de árbol, Histograma, Caja y bigotes, y Rayo de sol) que permiten visualizar datos financieros o jerárquicos.

7. Pronóstico

Los aficionados a Excel apreciarán la posibilidad de crear un pronóstico con datos útiles. Esta nueva herramienta está integrada en la función de gráficos de Excel, lo que facilita la obtención de proyecciones rápidas y sencillas con un solo clic. Microsoft afirma que la función utiliza el algoritmo de Suavizado Exponencial (ETS), estándar de la industria, para generar datos de pronóstico fiables. Para los empleadores, insistir en que sus empleados usen esta función podría ayudar a reducir las maniobras en las que los pronósticos se vuelven demasiado creativos.

8. Integración con Skype

Una de las integraciones optimizadas que Office 2016 mejoró es que las múltiples aplicaciones de escritorio ahora te permiten acceder a Skype desde Word o Excel. Aprovecha las diversas funciones de Skype, como la mensajería instantánea (MI), las llamadas de voz o videollamadas, y la pantalla compartida, sin tener que interrumpir tu flujo de trabajo para iniciar el cliente de Skype. ¡Qué práctico!

9. Mayor compatibilidad entre dispositivos

Finalmente, no hay duda al respecto: Office 2016 representa un avance fundamental: un nuevo mundo de compatibilidad multiplataforma con una integración fluida que abarca ambas plataformas y aplicaciones como nunca antes. Y lo que es más importante, no da la sensación de que ninguna de estas aplicaciones de Office esté abandonada ni rezagada en el desarrollo.

10. Power BI

Entre el lanzamiento de Office 2013 y Office 2016, Microsoft invirtió una cantidad considerable de tiempo y recursos en la adquisición de tecnologías que optimizaron significativamente sus aplicaciones de inteligencia empresarial y análisis. Power BI, una robusta herramienta de análisis, ahora viene incluida en su suscripción a Office 365. Conocer cada detalle del funcionamiento de su negocio es esencial para la información empresarial, y Power BI lo integra en un paquete compacto y práctico.

Por supuesto, muchas de las características que se muestran aquí requieren una suscripción a Office 365 para aprovechar al máximo los beneficios de su nuevo Office 2016. No hay duda de que las nuevas mejoras de productividad y colaboración son, de hecho, comodidades de lujo, lo que es un argumento tan bueno como cualquier otro para considerar Office 365.

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