Estas son diez secciones de Excel 2016 que debes conocer al crear una hoja de cálculo, ya sea para realizar un seguimiento de tus finanzas o crear gráficos de datos detallados.
Como parte de las cuatro aplicaciones principales de Microsoft, Excel 2016 es una herramienta eficaz para mantener información compleja en orden y realizar cálculos complejos. La versión más reciente del programa ha añadido nuevas funciones y ha trasladado las clásicas, por lo que es importante familiarizarse con Excel para ser lo más productivo posible.
Para quienes ya estén familiarizados con Excel 2016, esta lista será un excelente repaso. Para quienes deseen aprender más sobre la aplicación, a continuación se presenta una lista de los diez aspectos que NECESITAN saber para aprovechar al máximo las funciones que ofrece Excel 2016:
1. Abrir un libro de trabajo nuevo/existente
Abrir un nuevo libro de trabajo: para abrir un nuevo libro de Excel 2016 desde una ventana de libro existente, seleccione Archivo para abrir el menú; la selección predeterminada siempre es Abrir :
Seleccione "Nuevo" en la columna verde y elija una opción de libro de la lista de ejemplos (libro en blanco, calendario académico, lista de inventario, etc.). Normalmente, "Libro en blanco" será el estilo predeterminado para la escuela, el trabajo u otras tareas de seguimiento de datos. Sin embargo, elegir un tema adecuado puede reducir el tiempo dedicado a personalizar la apariencia de las hojas de su libro. Seleccione su estilo preferido para abrir un nuevo libro.
Abrir un libro existente: Para abrir un libro existente, seleccione el menú Archivo (imagen superior) y permanezca en la sección Abrir dentro de la columna azul. Dependiendo de dónde haya guardado previamente un libro, podrá buscarlo con las siguientes opciones:
- Reciente : Si ha abierto o trabajado recientemente en el libro que desea, lo verá en esta sección. Si el libro está visible, selecciónelo para abrirlo.
- Compartido conmigo : Si alguien ha compartido un libro contigo para editarlo, verlo o comentarlo, podrás seleccionarlo aquí. Para ver los libros compartidos, debes iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft Office.
- OneDrive : Esta opción se vincula a su cuenta de OneDrive de Office, un sistema de almacenamiento en la nube que permite a la mayoría de las cuentas de Office almacenar un terabyte para documentos personales, libros de trabajo y más. Debe iniciar sesión en su cuenta de OneDrive para acceder a los libros de trabajo aquí.
- Este PC : Esta opción se vincula al almacenamiento local de su dispositivo, donde puede buscar entre los archivos guardados para encontrar el libro deseado. Excel 2016 usa la carpeta Documentos de forma predeterminada, pero puede buscar otros archivos simplemente seleccionando la flecha hacia arriba junto a la palabra "Documentos" para volver a la lista completa de archivos locales.
- Agregar un lugar : si no ha guardado su libro recientemente en su disco duro local, puede agregar un lugar diferente desde el cual buscarlo; esto incluye Office 365 SharePoint, OneDrive, un disco duro externo u otra fuente que elija designar.
- Explorar : esta opción es como “Esta PC”, pero abrirá una nueva ventana y mostrará la misma información del archivo.
Si alguna vez necesita regresar a su libro de trabajo actual, puede seleccionar la flecha en la esquina superior izquierda del menú Archivo que apunta hacia la izquierda.
2. Guardar un libro de trabajo
La forma más rápida y sencilla de guardar un documento de Word 2016 es seleccionar el icono del disquete en la esquina superior izquierda de la pantalla:
La segunda forma de guardar su libro es seleccionar Archivo y luego Guardar como en la columna verde. Este menú le mostrará las opciones para guardar su libro: Recientes , OneDrive , Este equipo , Agregar un lugar o Explorar . La ubicación predeterminada para guardar su libro es en "Documentos" a través de Este equipo . Allí puede introducir el nombre del archivo y el formato antes de guardarlo. Una vez que haya nombrado su libro y elegido un formato, seleccione el botón Guardar a la derecha del cuadro de formato.
*Nota: Si es la primera vez que guarda un documento nuevo, al seleccionar el ícono del disquete o la opción Guardar en el menú Archivo , se mostrará de manera predeterminada la opción Guardar como .
3. Compartir un libro de trabajo
Puedes compartir tu libro con otras personas que también tengan Excel 2016 u Office 365, además de enviarlo por correo electrónico, hacer presentaciones en línea y publicarlo en un blog. Asimismo, ellos también pueden compartir sus libros contigo. Para compartir tu documento, primero debes guardarlo en tu cuenta de OneDrive en la nube. Puedes hacerlo guardando el documento en OneDrive desde el menú Guardar como o seleccionando el botón Guardar en la nube en Compartir con otras personas , en Compartir desde el menú Archivo .
Una vez almacenado en la nube de Excel 2016, puede compartir el documento desde el menú Archivo o usar el ícono Compartir en la barra de herramientas principal:
Seleccione Archivo y luego Compartir . Además de Compartir con otras personas , también puede elegir Correo electrónico .
Correo electrónico
Tienes algunas opciones dentro del menú Correo electrónico :
- Enviar como archivo adjunto : adjuntar a un mensaje de correo electrónico; debe designar una dirección de correo electrónico
- Enviar un enlace : envía un enlace a compañeros de trabajo o miembros del equipo; como se indica, el libro de trabajo debe estar guardado en una ubicación compartida para usar esta función
- Enviar como PDF : envía el libro de trabajo en un formato profesional que el destinatario no pueda editar ni alterar.
- Enviar como XPS : similar al formato PDF
- Enviar como fax por Internet : envía como fax a la máquina de un destinatario; requiere un proveedor de servicios de fax
4. Export
Normalmente, al enviar un libro a otras personas, se desea protegerlo de manipulaciones o cambios accidentales por parte de los destinatarios u otros miembros del equipo. Al exportar un libro, se cambia el formato para impedir su edición o para que otros puedan verlo. Para exportar un libro en Excel 2016, seleccione Archivo y luego Exportar en la columna verde para encontrar dos opciones:
- Crear documento PDF/XPS: Como se mencionó anteriormente, crear un archivo PDF o XPS impedirá que los destinatarios lo modifiquen significativamente, pero aún podrá completarse con información adicional. Para convertir su libro de trabajo a un archivo PDF/XPS en Excel 2016, seleccione " Crear PDF/XPS".
- Cambiar el tipo de archivo: Cambiar el formato del tipo de archivo puede modificar la compatibilidad del libro con otras plataformas o con versiones anteriores. Si el tipo de archivo que desea usar no aparece en la lista, seleccione "Guardar como otro tipo de archivo" para introducirlo manualmente (Nota: Algunos tipos de archivo no son compatibles con Excel 2016).
5. Agregar una nueva hoja
Al trabajar en un proyecto más grande o agregar más datos a un proyecto en curso, tener hojas de cálculo separadas para cada tipo de datos puede ayudarte a mantenerte más organizado. Puedes tener varias hojas de cálculo (Hojas) dentro de un mismo libro. Por ejemplo, si quieres hacer un seguimiento de las finanzas de los 12 meses del año, crear una hoja diferente para cada mes te ayudará a mantenerte mejor organizado y a crear gráficos o visualizar tus datos con mayor precisión.
Cada libro nuevo comienza con una hoja de cálculo, llamada "Hoja1", hasta que se le cambie el nombre. Añadir hojas de cálculo a un libro consta de tres pasos:
B. Pestañas de hoja: Estas pestañas son puntos de acceso fáciles a las hojas de cálculo individuales dentro del libro actual. Para cambiar el nombre de estas pestañas, haga doble clic en el nombre de la pestaña hasta que se resalte, escriba el nombre que prefiera y haga clic fuera de la pestaña para guardar el nuevo nombre. Además, puede seleccionar y arrastrar las pestañas hacia la izquierda o la derecha para reorganizarlas como desee.
C. Nueva hoja: Para crear una hoja de cálculo en blanco en el libro actual, seleccione el signo más (+) gris dentro de un círculo. También puede usar el atajo de teclado Alt + Mayús + F1 para crear una hoja nueva.
6. La pestaña Inicio
La pestaña Inicio es la predeterminada al abrir un documento nuevo en Excel 2016 y contiene algunas de las herramientas más útiles que usará al crear sus libros. La cinta de opciones de la pestaña Inicio consta de cinco secciones (de izquierda a derecha): Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición. Para principiantes, nos centraremos en las secciones Fuente, Alineación, Número, Celdas y Edición.
Fuente
Esta sección le brinda herramientas para manipular el texto en su libro de trabajo, incluido el tamaño, el estilo y el color.
1. Fuente: es el estilo del texto, que va desde estándares simples como “Arial” y “Times New Roman” hasta estilos sofisticados como “Impact”.
2. Tamaño de fuente : determine el tamaño de las letras en su libro de trabajo usando esta herramienta; puede elegir un número de tamaño preestablecido en el menú desplegable o ingresar uno manualmente.
3. Aumentar o disminuir el tamaño de fuente: al hacer clic en los botones aumentar o disminuir, puede aumentar o disminuir el texto resaltado o todo el texto en pequeños incrementos.
4. Negrita: engrosa el texto seleccionado para una mejor visibilidad o para indicar importancia.
5. Cursiva : coloca el texto seleccionado inclinado para enfatizarlo o darle importancia contextual.
6. Subrayado : agrega una línea horizontal debajo del texto seleccionado para enfatizarlo o darle importancia contextual.
7. Borde: engrosar las paredes de celdas individuales o todas las celdas dentro de una hoja de cálculo; las opciones múltiples le permiten engrosar solo una pared o varias paredes
8. Color de relleno : desde aquí, puede elegir rellenar las celdas seleccionadas con color, seleccionar un color de relleno o cancelar un color de relleno.
9. Color de fuente : elija un color para el texto seleccionado de un menú desplegable; el color predeterminado automático es el negro.
Alineación
Esta sección controla la alineación y el posicionamiento del texto dentro de celdas individuales o en múltiples celdas dentro de una hoja de cálculo.
1. Alineación superior, media e inferior: estos botones controlan la ubicación vertical del texto dentro de una celda; las celdas se dividen en tercios y cada botón posiciona el texto en la parte superior, media o inferior de la celda.
2. Alinear a la izquierda, al centro y a la derecha: estos botones controlan la ubicación horizontal del texto dentro de una celda; las celdas se dividen en tercios y cada botón posiciona el texto a la izquierda, al centro o a la derecha de la celda.
3. Orientación: esta opción le permite rotar el texto para que aparezca en diagonal o vertical; esta función es ideal para etiquetar columnas que son estrechas.
4. Aumentar o disminuir sangría : establece una sangría para el texto más cercano o más alejado de la pared de la celda.
5. Ajustar texto: esta función condensa líneas largas de texto que no caben en el espacio horizontal de la celda en varias líneas verticales para mayor visibilidad.
6. Fusionar y centrar: esta función combina las celdas resaltadas en una celda grande y centra el texto dentro. Las opciones adicionales en el menú desplegable incluyen las siguientes:
- Fusionar: combina celdas resaltadas dentro de la misma fila únicamente
- Fusionar celdas: combina celdas resaltadas que están una al lado de la otra en cualquier lado
- Separar celdas: reduce la celda seleccionada en varias celdas más pequeñas
Número
Esta sección formatea valores numéricos dentro de celdas individuales para representarlos como valores financieros, porcentuales, de fecha y de hora.
1. Formato de número: este menú desplegable proporciona opciones para el formato del valor, como dinero, fecha y hora.
2. Formato de número contable: este menú desplegable proporciona opciones para tipos de moneda como dólares estadounidenses, libras esterlinas, euros europeos, yenes chinos y más.
3. Estilo de porcentaje: esta herramienta le permite formatear las celdas seleccionadas como un porcentaje.
4. Estilo de coma: esta herramienta agrega comas para indicar números mayores de mil (1000 vs. 1000)
5. Aumentar y disminuir decimales: estos botones aumentan o disminuyen el número de decimales en valores numéricos respectivamente para proporcionar valoraciones más precisas.
Células
Esta sección le permite editar y formatear la apariencia de las filas y columnas dentro de una hoja de cálculo del libro de trabajo.
1. Insertar celdas: este menú desplegable le ofrece algunas opciones para insertar celdas individuales, filas completas y columnas completas; también puede agregar una nueva hoja al libro desde aquí.
2. Eliminar celdas: este menú desplegable le ofrece algunas opciones para eliminar celdas individuales, filas completas y columnas completas; también puede eliminar una hoja del libro desde aquí.
3. Formato: este menú desplegable ofrece varias opciones para ajustar la apariencia de celdas individuales, filas completas y columnas completas; algunas de estas funciones incluyen cambiar el tamaño del ancho y la altura, ocultar filas y columnas completas, organizar hojas y proteger hojas de manipulaciones no autorizadas.
Edición
Esta sección le proporciona herramientas para editar, modificar y filtrar información en la hoja de cálculo.
1. Autosuma: Esta herramienta permite realizar cálculos rápidamente en celdas seleccionadas con datos. Por ejemplo, al resaltar tres celdas en una columna y seleccionar Autosuma, se sumarán automáticamente todos los valores y se mostrará el resultado en la celda inferior a las seleccionadas. Otras funciones incluyen promedios, conteo de números, mínimo, máximo y más.
2. Rellenar: rellena las celdas vecinas con una secuencia o serie de valores en cualquier dirección
3. Borrar: use esta herramienta si necesita borrar datos de ciertas celdas; si solo desea borrar ciertos datos, el menú desplegable ofrece opciones para borrar únicamente el formato, el contenido, los comentarios y los hipervínculos.
4. Ordenar y filtrar: esta herramienta es muy útil para organizar sus datos, por lo que es más fácil de entender; las opciones de análisis de datos en el menú desplegable incluyen de menor a mayor, de mayor a menor, ordenación personalizada y filtrado.
5. Buscar y seleccionar: esta herramienta le permite buscar rápidamente texto o valores específicos en toda su hoja de cálculo; también puede buscar y reemplazar, así como agregar fórmulas, comentarios y más.
7. La pestaña Insertar
La pestaña Insertar controla las adiciones más interesantes que puede realizar a sus libros de Excel 2016. Desde aquí, puede usar los datos compilados y transformarlos en una tabla, gráfico, mapa o ilustración. También puede agregar vínculos, filtros y texto especializado para destacar determinados conjuntos de datos. La cinta de opciones de la pestaña Insertar consta de diez secciones (de izquierda a derecha): Tablas, Ilustraciones, Complementos, Gráficos, Recorridos, Minigráficos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos. Para principiantes, nos centraremos en las secciones Tablas, Gráficos, Minigráficos, Filtros y Símbolos.
Tablas
Las tablas son una forma eficaz de mostrar los datos en un formato claro y legible. Al utilizar fácilmente el formato de columnas y filas de Excel 2016, las tablas proporcionan una comprensión clara de la información al lector.
1. Tabla dinámica: al resaltar un grupo de datos, puede crear una tabla dinámica basada en los valores de los datos.
2. Tabla dinámica recomendada: si no está seguro de cuál es el mejor tipo de tabla dinámica para usar en sus conjuntos de datos, haga clic en esta opción para obtener una lista de tablas dinámicas que Excel considera que complementarán mejor su información.
3. Tabla: esta opción te permite crear una configuración de tabla básica que puedes editar como quieras.
Gráficos
Los gráficos toman su información y agregan un elemento visual a los conjuntos de datos para permitir que los lectores vean las comparaciones mucho más fácilmente.
1. Gráficos recomendados: al igual que en la Tabla dinámica recomendada, haga clic en esta opción para obtener una lista de gráficos que Excel considera que complementarán mejor su información.
2. Gráficos: Excel 2016 ofrece nueve tipos distintos de gráficos:
- Gráfico de columnas o barras : útil para comparar valores en dos o más categorías
- Diagrama de jerarquía : útil para comparar una parte de un conjunto con un todo o para formar una jerarquía de datos.
- Gráfico de cascada o de acciones : útil para mostrar cambios de valor positivos y negativos en las finanzas, proporciones decrecientes a lo largo del tiempo o el rendimiento de las acciones.
- Gráfico de líneas o áreas : útil para mostrar cambios y tendencias a lo largo del tiempo
- Gráfico estadístico : útil para delinear el análisis de datos estadísticos.
- Gráfico combinado : ideal para combinar varios tipos de datos en un solo gráfico
- Gráfico circular o de anillos : útil para mostrar proporciones y porcentajes de un todo más grande.
- Gráfico de dispersión o de burbujas : útil para tendencias y relaciones entre diferentes conjuntos de valores
- Gráfico de superficie o de radar : útil para mostrar datos en múltiples dimensiones (superficie) o valores en comparación con un punto central (radar)
3. Mapas: esta opción le permite comparar variables y datos en diferentes ubicaciones geográficas alrededor del mundo.
4. Gráfico dinámico: similar a las tablas dinámicas, puede crear rápidamente un gráfico basado en datos resaltados.
Minigráficos
Los minigráficos son pequeños gráficos que caben en celdas individuales de una hoja de cálculo y representan valores específicos de los datos. Hay tres tipos de minigráficos: de línea, de columna y de ganancias/pérdidas.
Filtros
Los filtros interactúan con sus tablas dinámicas y gráficos dinámicos, lo que facilita el análisis de la información.
- Slicer: filtra los datos para que sean visualmente distinguibles
- Línea de tiempo: filtra datos por fecha
Símbolos
Esta sección le permite insertar símbolos que no aparecen en el teclado, así como ecuaciones matemáticas para rastrear cambios en valores numéricos como finanzas personales, ventas y más.
- Ecuación: esta opción proporciona un menú desplegable con múltiples ecuaciones matemáticas y teoremas que puede introducir en las celdas para crear cálculos continuos a medida que agrega datos.
- Símbolo: esta herramienta proporciona una amplia gama de símbolos que no están disponibles en el teclado ni en otras partes de la aplicación.
8. La pestaña Diseño de página
La pestaña Diseño de página permite personalizar el aspecto general del libro, añadiendo color, diseño y forma a hojas de cálculo que, de otro modo, serían sencillas. La cinta de opciones de la pestaña Diseño de página consta de cinco secciones (de izquierda a derecha): Temas, Configurar página, Ajustar tamaño, Opciones de hoja y Organizar. Para principiantes, nos centraremos únicamente en las secciones Temas y Ajustar tamaño:
Temas
Los temas añaden color y diseño a sus hojas de cálculo, lo que permite muchas capas de creatividad.
- Temas: este menú desplegable proporciona muchas opciones diferentes para los temas de la hoja de cálculo, como los colores utilizados al crear tablas y gráficos o fuentes.
- Colores del tema: desde aquí puede cambiar el esquema de colores que se utiliza actualmente para sus elementos visuales de datos
- Fuentes del tema: desde aquí puede cambiar la fuente del texto utilizada en las celdas de la hoja de cálculo
- Efectos del tema: desde aquí puedes cambiar el aspecto de tus elementos visuales, como la proyección 3D, la superposición de objetos y más.
Escala para ajustar
Ajustar tamaño le permite ajustar el tamaño de sus hojas de cálculo para imprimir, reduciendo el ancho y la altura para ajustar un rango de datos en páginas individuales.
9. La pestaña Fórmulas
Si planea usar Excel 2016 para realizar cálculos y llevar registros, usará la pestaña Fórmulas con frecuencia. Desde aquí puede insertar diversas fórmulas y realizar cálculos. La cinta de opciones de la pestaña Fórmulas tiene cuatro secciones (de izquierda a derecha): Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo. Para principiantes, nos centraremos en las secciones Biblioteca de funciones y Cálculo.
Biblioteca de funciones
Esta sección almacena todas las ecuaciones de funciones en Excel 2016 para realizar una amplia gama de cálculos matemáticos.
Cálculo
Esta sección le permite ejecutar las funciones y ecuaciones que haya insertado en una hoja de cálculo; puede realizar cálculos manualmente o configurarlo para que lo haga automáticamente.
10. La pestaña Datos
La pestaña Datos es donde controlas la búsqueda e introducción de datos. La cinta de opciones de la pestaña Datos consta de siete secciones (de izquierda a derecha): Obtener datos externos, Obtener y transformar, Conexiones, Ordenar y filtrar, Datos y herramientas, Pronóstico y Esquema. Para principiantes, nos centraremos únicamente en las secciones Herramientas de datos y Esquema.
Herramientas de datos
Esta sección contiene herramientas que le ayudarán a asegurarse de que sus columnas y filas transmitan sus datos de manera completa.
1. Texto en columnas: divide una sola columna de datos en varias columnas
2. Relleno rápido: rellena automáticamente los valores después de establecer un conjunto de valores a seguir.
3. Eliminar duplicados: elimine filas duplicadas de la hoja de cálculo
4. Validación de datos: establezca reglas específicas que solo permitan ingresar cierta información en las celdas como datos.
5. Consolidar: consolide datos de múltiples categorías en un único conjunto de valores.
6. Relaciones: cree o ajuste conexiones entre tablas para mostrar correlaciones entre conjuntos de datos
7. Administrar el modelo de datos: agregue y trabaje con datos o trabaje con datos existentes
Describir
Esta sección le permite agrupar datos para realizar cálculos de funciones.
1. Agrupar: Agrupar las celdas resaltadas
2. Desagrupar: dividir un grupo de celdas
3. Subtotal: realice cálculos rápidamente para crear subtotales y totales
4. Mostrar y ocultar detalles: muestra u oculta celdas agrupadas
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